login
De syndicus als beheerder van uw gebouw- mede-eigendom.
De syndicus is het uitvoerend orgaan van de Vereniging van Mede-eigenaars, aan wie belangrijke taken gereserveerd zijn, zoals het opstellen van de begroting, het beheren van de financiën, het voeren van de boekhouding, het incasseren van voorschotbijdragen, het afsluiten van verzekeringen, het voorbereiden en opvolgen van werken, het uitschrijven van algemene vergaderingen, het doen respecteren van allerlei reglementen etc..
Wie stelt de syndicus aan ?
De bevoegdheid van de algemene vergadering om de eerste syndicus aan te stellen kan het gevolg zijn van twee feiten :
-
ofwel werd er geen syndicus aangesteld in het reglement van mede-eigendom
-
ofwel werd de syndicus in het reglement van mede-eigendom aangesteld en vervalt de aanstelling van rechtswege bij de eerste algemene vergadering.
De algemene vergadering beslist over de benoeming van een nieuwe syndicus ( mits dit agendapunt voorafgaandelijk op de uitnodiging werd vermeld) met een volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.
De syndicus kan eveneens gekozen of aangesteld worden door de vrederechter.
Bij de bouw van een nieuwbouw wordt de syndicus soms aangeduid door de promotor en het mandaat wordt doorgaans vastgelegd in de basisakte. Dit is bijna noodzakelijk aangezien de syndicus best reeds in de beginfase aanwezig is om de ontwikkeling van het project mee te begeleiden. Deze aanstelling vervalt van rechtswege bij de eerste algemene vergadering van de mede-eigenaars. De algemene vergadering kan de syndicus herbenoemen. Het mandaat van de syndicus mag de 5 jaar niet overschrijden.
Wie kan syndicus zijn
Wettelijk mogen slechts volgende groepen de taak van Syndicus op zich nemen: ofwel een beroepspersoon aangesloten bij het BIV, een eigenaar bewoner, een eigenaar niet bewoner of een bewoner. Het is uiteraard van het grootste belang dat de als syndicus aangestelde de bekwaamheid bezit en op de hoogte is van verschillende materies vermits hij volgens de wet aansprakelijk is voor zijn beheer d.w.z. indien een mede-eigenaar, die de functie van syndicus uitoefent, de wet ignoreert en de VVM - eigenaars dientengevolge aan haar wettelijke verplichtingen niet voldoet, dat de schade, die daaruit voortvloeit, DE SYNDICUS AANGEREKEND WORDT .
Taken van de syndicus
1.Administratief beheer:
-
samenstellen van een volledig basisdossier
-
beknopte samenvatting basisgegevens gebouw
-
beslissingsorganen ; algemene vergadering
-
opmaken en controle van de uitnodigingen algemene vergadering
-
samenstellen van de dagorde “ agendapunten”
-
versturen van de uitnodigingen in Nederland of Frans
-
versturen van het verslag van de algemene vergadering in het Nederlands of Frans
-
eigen vergaderzaal tot max. 10 personen
-
strikte opvolging van alle werken en /of klachten, schadedossiers
-
volgen van constante bijscholing en toepassing hiervan in de praktijk
-
innemen van een onpartijdig neutraal deontologisch standpunt
-
controle van stemprocedures
-
notuleren van beslissingen of omstandig verslag van de algemene vergadering
-
correct en tijdig afhandelen van schriftelijke en/ of telefonisch opmerkingen
-
bijstaan van juridische kennis
-
verlenen van voldoende kennis van de wetgeving omtrent mede eigendommen
-
het onderhandelen en voorleggen van de meest voordelige prijzen voor uitvoering werken
-
controle op uitoefening van het reglement van inwendige orde
-
naleven van de wettelijke voorschriften en aanzetten tot de toepassing ervan
2.Financieel beheer :
-
volledig open boekhouding
-
openen van een nieuw bankrekeningnummer per gebouw
-
correcte gedetailleerde verdeling en weergave van de kosten van het gebouw
-
1 x per jaar een volledige afrekening per eigenaar van de gemeenschappelijke en privatieve kosten
-
dagelijks opvolgen en uitvoeren van bankverrichtingen, facturatie, betalingen aan de hand van bewijskrachtige stukken
-
correcte verdeling van de kosten met betrekking op het reglement van mede eigendom en de beslissingen van de algemene vergadering
-
opvragen van de nodige provisies en werkkapitaal
-
aanleggen van een spaarrekening of fonds door de eigenaars
-
opvolgen van de alle betalingen met de nodige herinneringen
-
telefonisch en /of schriftelijk te woord staan voor boekhoudkundige vragen
-
constante bijscholing door personeel, constante aanpassing op technologisch gebied
-
bewaren gedurende 5 jaar van bewijskrachtige stukken die betrekking hebben tot de afrekening en gedetailleerde staat tot vermogen van het gebouw (VVM)
3.Technisch beheer :
-
regelmatige controle van het gebouw
-
eigen vakkundig personeel voor elk werkgebied
-
vergelijken van prijs – kwaliteit van goederen en diensten
-
aanvragen van de nodige offertes
-
opvolgen en controleren van werken , herstellingswerken, beschadigingen, verzekeringszaken…
-
goede contacten met gespecialiseerde firma's, architecten
-
onmiddellijke opvolging van schade en beschadigingen aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw
-
bijstaan van telefonisch advies
Benoeming van de syndicus en aanvaarding benoeming
De benoeming van een syndicus is pas voltrokken wanneer hij zijn opdracht aanvaard heeft. De aanvaarding kan uitdrukkelijk zijn. Zij kan blijken uit de ondertekening van een overeenkomst tussen syndicus en Vereniging van Mede-eigenaars. Zij kan ook stilzwijgend zijn en blijken uit de uitvoering van de toevertrouwde opdracht.
Het is niet de bedoeling om alle facetten van het syndicusbeheer tot in de details te gaan belichten of U een handleiding te bezorgen van hoe het beheer dient waargenomen te worden. Wij wensen U enkel de belangrijkste punten toe te lichten…
Indien U meer informatie wenst bent U ten allen tijde welkom op ons kantoor voor een aangenaam persoonlijk onderhoud.